T 2044/16 - Partial reimbursement appeal fee

Key points

• The Board decides that a new Communication under Art. 15(1) RPBA triggers the one-month period of Rule 103(4)(c) EPC for obtaining a 25% refund of the appeal fee by withdrawing the request for oral proceedings anew, even if the new Communication is issued one month before the oral proceedings and deals with organizational matters only (in this case: enquiring whether the parties intend to attend the hearing).
• The decision is a bit surprising because CA/80/19 (link) para. 82 explains that "If a request for oral proceedings is withdrawn in good time before the oral proceedings, the Board may be able to use this freed-up capacity to schedule oral proceedings in another appeal case."
• The Board acknowledges this.
• “Entscheidend ist der mit der Einführung auch des neuen Rückzahlungstatbestands nach Regel 103(4)(b) EPÜ verfolgte Zweck, einen Anreiz zu geben, unnötige Arbeitsschritte (vorliegend die Vorbereitung und Durchführung der mündlichen Verhandlung) zu vermeiden und damit die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst effizient nutzen zu können, vgl. die Begründung auch der am 1. April 2020 in Kraft getretenen Änderung von Regel 103 EPÜ in CA/80/19, hier insbesondere Randziffern 61 und 82-86. Dieser Zweck wird auch erreicht, wenn ein zweiter, rein organisatorischer Vorbereitungsbescheid zur Rücknahme des Antrags auf mündliche Verhandlung führt und letztere darauf, wie vorliegend, abgesetzt werden kann. Dass der zweite Vorbereitungsbescheid aufgrund der aktuellen Situation (Vorsichtsmaßnahmen im Hinblick auf die COVID19-Pandemie) erst einen Monat vor der mündlichen Verhandlung erging, kann nicht zulasten der Beschwerdeführerin gehen, die durch ihre Antragsrücknahme den Weg für einen effizienten Abschluss des Verfahrens im schriftlichen Verfahren geebnet hat. 
• Auch wenn der vorgesehene Termin in einer solchen Situation nicht mehr für eine andere Verhandlung genutzt werden kann, wie in Randziffer 82 von CA/80/19 angesprochen, bleibt doch der oben angesprochene Zeitgewinn für die Kammer und die anderen Beteiligten. 
• Vor allem können die hier gegebenen zeitlichen Umstände nicht dazu führen, Regel 103(4)(c) unterhalb ihres recht eindeutigen Wortlauts ("innerhalb eines Monats ab Zustellung einer von der Beschwerdekammer zur Vorbereitung der mündlichen Verhandlung erlassenen Mitteilung") auszulegen.”
• As a comment, although Summons are also issued under Art.15(1) RPBA (first para), new summons for a (postponed) date are probably not enough to trigger the Rule 103(4)(c) period because the Board refers to a ‘preparatory communication’ (‘jede weitere vorbereitende Mitteilung’).

Addendum

See also T 0110/18 : “The appellant withdrew its request for oral proceedings within one month of notification of the second communication pursuant to Article 15(1) RPBA, which was exceptionally issued in view of the COVID-19 outbreak. The board follows the rationale of T 265/14 (of the same board in a different composition) and concludes that the requirements for a 25% reimbursement of the appeal fee according to Rule 103(4)(c) EPC are met. This is also in accordance with the explanations given in the explanatory document to the Rule 103 EPC change (see CA/80/19, point 82) since in the case in hand the oral proceedings cancelled due to the COVID-19 outbreak do not have to be rescheduled.”

Addendum 21.07.2020
However, CA/80/19  para. 72 and 74 indicate that the one month period was set (under Rule 103(3)(a) in order to send out summons in a different case and to use the oral proceedings room for a different case on the date. 

EPO Headnote (translation)

A reimbursement under Rule 103 (4) (c) EPC is not precluded by the fact that the Board had already issued a more detailed preparatory Communication in accordance with Article 15 (1) RPBA 2020.

The time limit under Rule 103 (4) (c) EPC is triggered again by any further preparatory communication from the Board, even if it has essentially organizational content and is only issued one month before the hearing. The considerations discussed in T 265/14 regarding the repayment condition of Rule 103 (2) (b) EPC (now Rule 103 (3) (b) EPC) can also be applied to the present case. The decisive factor is the intended gain in working time, which is achieved through the withdrawal of the request declared on the notification and the resulting efficient termination of the procedure in the written procedure.

EPO Headnote
Einer Rückzahlung nach Regel 103(4)(c) EPÜ steht nicht entgegen, dass die Kammer bereits zu einem früheren Zeitpunkt einen ausführlicheren Vorbereitungsbescheid gemäß Artikel 15(1) VOBK 2020 erlassen hatte.

Die Frist nach Regel 103(4)(c) EPÜ wird durch jede weitere vorbereitende Mitteilung der Kammer erneut ausgelöst, auch wenn diese im wesentlichen organisatorischen Inhalt hat und erst einen Monat vor der mündlichen Verhandlung ergeht.

Die zum Rückzahlungstatbestand der Regel 103(2)(b) EPÜ (nun Regel 103(3)(b) EPÜ) in T 265/14 diskutierten Erwägungen sind auch auf die vorliegende Fallkonstellation übertragbar. Entscheidend ist der mit der Regelung beabsichtigte Arbeitszeitgewinn, der durch die auf die Mitteilung erklärte Antragsrücknahme und die dadurch ermöglichte effiziente Verfahrensbeendigung im schriftlichen Verfahren erreicht wird.

(siehe Gründe, Ziffern 5 bis 5.6)

EPO T 2044/16 - link

5. Regel 103(4)(c) in der ab 1. April 2020 geltenden Fassung sieht die Rückzahlung von 25 % der Beschwerdegebühr vor, wenn der Antrag auf mündliche Verhandlung innerhalb eines Monats nach Zustellung einer von der Beschwerdekammer zur Vorbereitung der mündlichen Verhandlung erlassenen Mitteilung zurückgenommen wird und eine mündliche Verhandlung nicht stattfindet.

5.1 Die Kammer hat die Beschwerdeführerin in Vorbereitung der für den 3. Juli 2020 terminierten mündlichen Verhandlung am 3. Juni 2020 aufgefordert, mitzuteilen, ob sie an der Verhandlung teilzunehmen beabsichtige. Die hierauf erklärte Rücknahme des Antrags auf mündliche Verhandlung ging bei der Kammer am 19. Juni 2020 ein, also innerhalb eines Monats.


5.2 Eine mündliche Verhandlung musste daher nicht durchgeführt werden; die vorliegende Entscheidung konnte im schriftlichen Verfahren ergehen.


5.3 Der Umstand, dass die Kammer bereits mit Datum vom 13. Januar 2020 einen auch inhaltlich ausführlichen Vorbereitungsbescheid gemäß Artikel 15(1) VOBK 2020 erlassen hatte, schließt nach dem Wortlaut von Regel 103(4)(c) EPÜ nicht aus, eine Rückzahlung auch im Hinblick auf eine spätere, ergänzende Mitteilung der Kammer zu gewähren, die innerhalb eines Monats zur Rücknahme des Antrags auf mündliche Verhandlung geführt hat. Regel 103(4)(c) EPÜ verlangt keine inhaltliche Qualität der vorbereitenden Mitteilung und erstreckt sich daher auch auf rein organisatorische Vorbereitungsbescheide.


5.4 Die Kammer schließt sich insoweit der für den vergleichbaren Fall der Beschwerderücknahme nach einem zweiten Hinweisbescheid gemäß Regel 100(2) EPÜ ergangenen Entscheidung zum Rückzahlungstatbestand der Regel 103(2)(b) EPÜ (nun Regel 103(3)(b) EPÜ) in T 265/14 an. Die dort diskutierten Erwägungen sind auch auf den hiesigen Fall übertragbar.


5.5 Entscheidend ist der mit der Einführung auch des neuen Rückzahlungstatbestands nach Regel 103(4)(b) EPÜ verfolgte Zweck, einen Anreiz zu geben, unnötige Arbeitsschritte (vorliegend die Vorbereitung und Durchführung der mündlichen Verhandlung) zu vermeiden und damit die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst effizient nutzen zu können, vgl. die Begründung auch der am 1. April 2020 in Kraft getretenen Änderung von Regel 103 EPÜ in CA/80/19, hier insbesondere Randziffern 61 und 82-86. Dieser Zweck wird auch erreicht, wenn ein zweiter, rein organisatorischer Vorbereitungsbescheid zur Rücknahme des Antrags auf mündliche Verhandlung führt und letztere darauf, wie vorliegend, abgesetzt werden kann. Dass der zweite Vorbereitungsbescheid aufgrund der aktuellen Situation (Vorsichtsmaßnahmen im Hinblick auf die COVID19-Pandemie) erst einen Monat vor der mündlichen Verhandlung erging, kann nicht zulasten der Beschwerdeführerin gehen, die durch ihre Antragsrücknahme den Weg für einen effizienten Abschluss des Verfahrens im schriftlichen Verfahren geebnet hat. Auch wenn der vorgesehene Termin in einer solchen Situation nicht mehr für eine andere Verhandlung genutzt werden kann, wie in Randziffer 82 von CA/80/19 angesprochen, bleibt doch der oben angesprochene Zeitgewinn für die Kammer und die anderen Beteiligten. Vor allem können die hier gegebenen zeitlichen Umstände nicht dazu führen, Regel 103(4)(c) unterhalb ihres recht eindeutigen Wortlauts ("innerhalb eines Monats ab Zustellung einer von der Beschwerdekammer zur Vorbereitung der mündlichen Verhandlung erlassenen Mitteilung") auszulegen.


5.6 Die Frist nach Regel 103(4)(c) wird im Ergebnis durch jede vorbereitende Mitteilung der Kammer erneut ausgelöst.

Entscheidungsformel

Aus diesen Gründen wird entschieden:

1. Die Beschwerde wird zurückgewiesen.

2. Die Beschwerdegebühr ist in Höhe von 25% zurückzuerstatten.