R 0012/22 - Why we must announce accompanying persons in advance

Key points

• The Enlarged Board (three member panel) in translation: "G 4/95 is aimed at the case where an accompanying person has special knowledge or experience in relation to the case and wishes to use this knowledge to present his case at the oral hearing. G 4/95 aims to prevent a party from gaining an advantage over opposing parties by bringing in such an accompanying person, who do not have such knowledge or experience and are therefore unable to respond adequately to such presentations at the oral hearing. 
• "For accompanying persons without such knowledge or experience [e.g. trainee patent attorneys], an announcement of their attendance and the topic on which they are to present their case would therefore not be necessary. "
•  "G 4/95 therefore aims to ensure equality of arms as a precautionary measure, even if this would be the case in individual cases without such an announcement, since [in the individual case, viz. the trainee patent attorney case] it is not intended that the accompanying person's presentation should go beyond the content of what would be expected from an authorised representative." ( "G 4/95 will also die Waffengleichheit vorsorglich sicherstellen, auch wenn diese in Einzelfällen ohne eine derartige Ankündigung gegeben wäre, da nicht beabsichtigt ist, dass der Vortrag der Begleitperson inhaltlich über den von einem zugelassen Vertreter zu erwartenden Vortrag hinausgeht.") 
• g 4/95, headnote 2 in part: ""(b) The following main criteria should be considered by the EPO when exercising its discretion to allow the making of oral submissions by an accompanying person in opposition or opposition appeal proceedings:

  (i) The professional representative should request permission for such oral submissions to be made. The request should state the name and qualifications of the accompanying person, and should specify the subject-matter of the proposed oral submissions.

  (ii) The request should be made sufficiently in advance of the oral proceedings so that all opposing parties are able properly to prepare themselves in relation to the proposed oral submissions

EPO 

You can find the link to the decision and an extract of it after the jump.

https://www.epo.org/de/boards-of-appeal/decisions/r220012du1

Daraus folgt, dass G 4/95 auf den Fall abzielt, dass eine Begleitperson in Bezug auf den Fall über besondere Kenntnisse oder Erfahrungen verfügt und auf deren Grundlage zu dem Fall in der mündlichen Verhandlung vortragen will. G 4/95 will verhindern, dass ein Beteiligter durch Hinzuziehen einer derartigen Begleitperson Vorteile gegenüber den gegnerischen Beteiligten erhält, die über derartige Kenntnisse oder Erfahrungen nicht verfügen, daher in der mündlichen Verhandlung ad hoc nicht auf derartigen Vortrag adäquat reagieren können. Für Begleitpersonen ohne derartige Kenntnisse oder Erfahrungen wäre eine Ankündigung deren Teilnahme und des Themas, zu dem sie vortragen sollen, demnach nicht erforderlich. G 4/95 will also die Waffengleichheit vorsorglich sicherstellen, auch wenn diese in Einzelfällen ohne eine derartige Ankündigung gegeben wäre, da nicht beabsichtigt ist, dass der Vortrag der Begleitperson inhaltlich über den von einem zugelassen Vertreter zu erwartenden Vortrag hinausgeht.